Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001

Was ist die DIN EN ISO 9001?

Die Internationale Norm DIN EN ISO 9001 ist die weltweit anerkannte und bekannteste Norm für den Bereich Qualitätsmanagement. Als Bestandteil der Normenreihe DIN EN ISO 9000 ff beschreibt sie die Mindestanforderungen an ein Qualitätsmanagementsystem.

Ein Qualitätsmanagementsystem beschreibt dabei nichts anderes, als dass die im Unternehmen miteinander verknüpften Prozesse eine einheitliche Ausrichtung haben und die Tätigkeiten und Verantwortlichkeiten eines jeden einzelnen Mitarbeiters klar definiert sind. Dabei stehen die Zufriedenheit und das Streben nach kontinuierlicher Verbesserung im Fokus.

Warum nach ISO 9001 zertifizieren lassen?

Ein funktionierendes Qualitätsmanagement gewinnt im Zuge der Globalisierung und Digitalisierung immer mehr an Bedeutung.

Sinn und Zweck der Zertifizierung nach ISO 9001 ist es, durch eine akkreditierte Stelle die Wirksamkeit des eigenen Qualitätsmanagementsystems und die Fähigkeit alle Qualitätsanforderungen zu erfüllen, prüfen und bestätigen zu lassen.

Eine solche Zertifizierung bringt neben einer enormen Effizienzsteigerung im Unternehmen auch eine beachtliche Wirkung nach Außen mit sich, von welchem auch bereits funktionierende Unternehmen stark profitieren können.

Für welche Unternehmen ist eine Zertifizierung sinnvoll?

Die Anwendung der Norm ist grundsätzlich für alle Unternehmen und Organisationen, unabhängig von Größe, Art und Branchenzugehörigkeit möglich, aber nicht zwingend notwendig.

Sinnvoll ist die Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001 jedoch für alle Unternehmen und Organisationen, welche das Ziel der kontinuierlichen Verbesserung und Wachstum anstreben, da mit der Zeit auch große Auftraggeber bedeutender werden, welche nicht selten auf die ausschließliche Zusammenarbeit mit zertifizierten Unternehmen bestehen.

Besonders mittelständische Betriebe erhalten solche Anforderungen nicht mehr „nur“ aus Branchen wie der Automobilindustrie. Auch öffentliche Auftraggeber legen heute deutlich mehr Wert auf den Nachweis eines guten Qualitätsmanagementsystems. In Anbetracht der steigenden Erwartungen an die Leistung ist das nicht verwunderlich. Innerhalb der Lieferkette ist jedes Glied auf einwandfreie Vorarbeit angewiesen.

Es lohnt sich die Zertifizierung frühzeitig in Angriff zu nehmen

Wenn Sie diese Überlegung sich nach ISO 9001 zertifizieren zu lassen erst bei vorliegendem Anspruch eines potenziellen Kunden anstreben, kann es bereits zu spät sein. Mit einem bestehenden Zertifikat nach ISO 9001 können Sie hingegen jederzeit und jedem Abnehmer gegenüber bestätigen, dass Ihr Unternehmen über solide gesteuerte Abläufe verfügt. Damit beweisen Sie, dass Kundenforderungen und ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) für Sie an erster Stelle stehen. Auch im internationalen Wettbewerb sind Sie mit solch einem Beleg Ihrer Leistungsfähigkeit konkurrenzfähig.

Das Unternehmen von innen heraus verbessern

Auch Unternehmen mit einem einwandfrei funktionierenden Qualitätsmanagementsystem, glasklaren Prozessen und sauberen Schnittstellen erliegen mit der Zeit häufig einer gewissen Betriebsblindheit. Die Erkenntnisse, die auftreten, sobald bestehende Abläufe nach einem „Leitfaden“ wie der ISO 9001 genauer beleuchtet werden, sind oftmals überraschend. Einer der großen Mehrwerte eines Zertifizierungsprozesses besteht darin, festgefahrene Wege einmal genau zu betrachten und auch zu hinterfragen. Ganz nebenbei kann so bereits während der Vorbereitungen zur ISO 9001 erhebliches Potenzial zu Verbesserungen freigesetzt werden. Werden Mitarbeiter bereits in diesem Moment in die Abläufe und Planungen eingebunden, kann eine Dynamik entstehen, die die Leistung eines Unternehmens innerhalb kurzer Zeit von innen heraus verbessert.

Mit entsprechenden Kennzahlen kann diese Entwicklung von Anfang an dokumentiert werden. Das zeigt den Erfolg und motiviert nachhaltig.

Welche Vorteile bringt eine Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001?

Positive Auswirkung auf die Kostenentwicklung

Spätestens auf lange Sicht ist eine Zertifizierung eher lohnende Investition statt nur regelmäßige Überprüfung. Wie bereits erwähnt, setzt bereits die Vorbereitungsphase zum Zertifikat Potenziale frei, die zu nachhaltiger Verbesserung führen können. Werden die Erkenntnisse genutzt und Veränderungen in Angriff genommen, lassen Einsparungen nicht lange auf sich warten.

Durch Verschlankung von Prozessen, Entwirrung von Schnittstellen und klare Definition von Arbeitsaufgaben erlangt der gesamte Unternehmensprozess eine neue Qualitätsstufe. Sowohl Inputs als auch Outputs werden mit Unterstützung der DIN EN ISO 9001 fachgerecht durchleuchtet. Der sogenannte PDCA-Zyklus (Planen, Umsetzen, Prüfen, Verbessern) bringt immer wieder neuen Anstoß zur Handlung. Durch sichtbare Erfolge steigt wiederum die Motivation, den Verbesserungsprozess in Gang zu halten. Ein Garant für nachhaltige Kostenkontrolle.

Weiterentwicklung des Unternehmens

Im direkten Wettbewerb bringt ein erfolgreicher Zertifizierungsprozess bereits von Anfang an Vorteile im Sinne des Alleinstellungsmerkmals. Im direkten Vergleich mit nicht zertifizierten Marktbegleitern wird Ihr Unternehmen aus Kundensicht als deutlich wertiger wahrgenommen werden.

Aber auch die interne Entwicklung kann positiv beeinflusst werden. Regelmäßige, gelenkte Prüfungen der Unternehmensabläufe bringen Ideen zur Verbesserung mit sich. Der Erfolg des Prozesses zur Optimierung hängt in hohem Maße davon ab, wie weit Mitarbeiter mit einbezogen werden. Dürfen sie aktiv Ideen einbringen und an deren Umsetzung mitwirken, wird die Motivation stetig ansteigen. In Zeiten des Fachkräftemangels ist dieser Faktor entscheidend für stabiles Personal, hohe Produktivität und Zukunftssicherheit. Auch das Image des Unternehmens wird neben einem Zertifikat durch eine zufriedene Belegschaft gesteigert. Geringe Fluktuation und eine zufriedene Mannschaft bleiben am Markt nicht unbemerkt.

Unterstützung bei der Vermeidung von Risiken

In der letzten Revision der ISO 9001 wurde der Risikoaspekt deutlich intensiver in den Fokus genommen, als in den vorherigen Ausführungen. In der aktuell gültigen Fassung der ISO 9001:2015 ist das primäre Ziel, Risiken bereits vor der eigentlichen Handlung zu erkennen, einzustufen und daran die Entscheidungen und Prozesse zu orientieren.

Auf diese Art können Haftungsrisiken für Ihr Unternehmen zwar nicht ausgeschlossen oder „outgesourct“ werden. Jedoch gibt die Norm eine zusätzliche Sicherheit, indem sich die Möglichkeit erschließt, gelenkt und sicher sämtliche Risikofaktoren aufzudecken, die Einfluss auf das Unternehmen haben könnten.

Durch regelmäßige externe Überprüfungen Ihres Qualitätsmanagementsystems durch Mitarbeiter akkreditierte Gesellschaften (sogenannte Audits) erlangen Sie zusätzliche Sicherheit, inwiefern alle Risiken hinreichend beleuchtet und der Umgang mit ihnen als sicher einzustufen ist.

Dauer und Ablauf der Zertifizierung

Wie viel Zeit sollten Sie für eine Erst-Zertifizierung einplanen?

Bevor ein Unternehmen zertifiziert werden kann, sind einige Aufgaben zu erledigen. Da jeder Betrieb für sich ein Individuum darstellt, ist eine pauschale Aussage zur Dauer dieser Vorbereitungen nicht möglich. Ganz allgemein können zwischen 3 und 6 Monaten eingeplant werden. In jedem Fall sollten Sie nach oben etwas Luft lassen, um kurz vor dem Audit nicht aus Zeitnot schlechte Ergebnisse in Kauf zu nehmen. Bedenken Sie, dass diese Arbeit als Basis den zukünftigen Entwicklungen standhalten soll.

Sobald entschieden ist, welche Mitarbeiter in den Prozess der Vorbereitungen eingebunden werden sollen, können die ersten Schritte gegangen werden. Klären Sie für sich die Frage, ob die Vorbereitungen mit eigenem Personal gemeistert werden sollen, oder ob Sie externe Unterstützung von einem Beratungsunternehmen benötigen.

Externe Unterstützung durch ein spezialisiertes Beratungsunternehmen

Ob Sie nun bereits ein exzellent dokumentiertes Qualitätsmanagementsystem haben oder Ihr Unternehmen erst ein Qualitätsmanagementsystem einführen möchte – eine Unterstützung durch ein externes auf Ihr Unternehmen spezialisiertes Beratungsunternehmen ist sinnvoll und lohnt sich sowohl in Betracht auf die Kostenfaktoren als auch vom Zeitaufwand.

Sofern Ihr Unternehmen über ein Qualitätsmanagementsystem verfügt, hilft und unterstützt Sie der Berater dabei es systematisch nach den Anforderungen der ISO 9001 zu optimieren und gleichzeitig die Kosten überschaubar zu halten. Möchten Sie hingegen ein Qualitätsmanagementsystem neu einführen, leitet der Berater Sie anhand eines roten Fadens und unterstützt Sie beim Aufbau und der Einführung Ihres neuen Qualitätsmanagementsystem mit Berücksichtigung aller Anforderungen der ISO Norm.

Die Planung der Zertifizierung

Nachdem das Beratungsunternehmen Ihnen bei der Optimierung der internen Prozesse, der Schulung der Mitarbeiter sowie der Pflege und Weiterentwicklung Ihres Qualitätsmanagement geholfen hat, können Sie nun einen weiteren Schritt in Richtung Zertifizierung gehen. Ihr Beratungsunternehmen hilft Ihnen auch hier, indem es Sie bei der Planung entlastet und auf Wunsch mit Ihnen ein geeignetes Zertifizierungsunternehmen sucht.

Haben Sie den passenden Partner gefunden, obliegt Ihnen die Entscheidung, ob Sie in einem Voraudit prüfen lassen möchten, inwiefern der Betrieb bereits zertifizierungsfähig ist. Der Vorteil einer solchen Prüfung liegt darin, dass zu einem recht günstigen Preis zum Einen die Dokumentationen geprüft werden und zum anderen stichprobenartig die praktischen Abläufe durch den Auditor angeschaut werden.

Sie und Ihre Mitarbeiter können auf diese Art den Auditor und den Auditablauf kennenlernen. Zusätzlich werden Lücken in der Dokumentation aufgedeckt und können noch vor dem Audit korrigiert werden.

Das Audit steht vor der Tür – letzte Vorbereitungen

Nach der Auftragserteilung an den Zertifizierer wird es ernst. Zuerst sollten Sie gemeinsam einen festen Audittermin festlegen. Sofern noch nicht geschehen, versuchen Sie, den Auditor persönlich kennenzulernen.

Offene Punkte aus dem Voraudit sollten abgearbeitet und die Unterlagen auf letzte Schwachstellen geprüft werden. Einen Monat vor dem Audit sind die Dokumentationen Ihres Qualitätsmanagements an den Zertifizierer zu geben. Und dann ist es auch schon soweit – das erste Audit steht vor der Tür!

Ablauf des Audits

Vor dem praktischen Teil des Audits werden die eingereichten Unterlagen durch den Zertifizierer auf Vollständigkeit und Abweichungen von der Norm geprüft. Sind sie in Ordnung, folgt das Audit vor Ort. Der Auditor besucht während des normalen Betriebes verschiedene Abteilungen und verschafft sich dabei einen Überblick über die Abläufe. Er befragt einige Mitarbeiter zu ihrer Arbeit. So ist der praktische Teil des Audits weniger eine Prüfung als ein Informationsgespräch. Ein guter Auditor sammelt so alle notwendigen Informationen für die Auswertung, die Sie direkt im Anschluss an das Audit erhalten. Der ausführliche Bericht folgt einige Tage später.

Audit bestanden – die Gültigkeitsdauer Ihres Zertifikates

Mit erfolgreichem Audit erhalten Sie das Zertifikat für Ihren Betrieb. Zur Aufrechterhaltung der Gültigkeit erfolgen in den folgenden zwei Jahren jährlich zur gleichen Zeit Überwachungsaudits. Sie sind inhaltsgleich zum Erstaudit, jedoch ist die Anwesenheit des Auditors im Betrieb kürzer. Es werden in der Überwachungsphase nur stichprobenartig die Abläufe im Unternehmen überprüft. Die Dokumentationen werden vollständig auf Konformität durchgesehen.

Im dritten Jahr nach Erstaudit steht dann die Re-Zertifizierung an. In einem sogenannten Wiederholungs-Audit erfolgt die Begehung des Betriebes wieder ausführlich. Sowohl die Überprüfungen als auch die Re-Zertifizierung sind ein MUSS, um die Gültigkeit des Zertifikates aufrecht zu erhalten. Erfolgen die notwendigen Audits nicht, verliert das Zertifikat seine Gültigkeit.

Wie hoch sind die Kosten für eine Zertifizierung?

Da der Weg zum Audit von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich verläuft, können auch die entstehenden Ausgaben nicht pauschaliert werden. Um in etwa einschätzen zu können, welchen Betrag Sie für ein erstes Zertifikat einkalkulieren müssen, sind sowohl interne als auch externe Kostenfaktoren entscheidend.

Interne Aufwendungen entstehen je nach Existenz eines bestehenden Qualitätsmanagements. Bereits geführte Dokumentationen und definierte Prozesse reduzieren die Kosten. Müssen interne Barrikaden überwunden, Prozesse geändert oder angepasst werden, werden die Ausgaben entsprechend höher.

Externe Kosten hängen in erster Linie vom Zertifizierer ab. Es gibt keine allgemeingültige Preisliste für Auditleistungen, daher lohnt ein intensiver Vergleich mehrerer Angebote. Die einzelnen Positionen der Offerte eines Zertifizierers hängen primär von Unternehmensgröße, Mitarbeiterzahl und Branchenzugehörigkeit ab.

Ziehen Sie es in Erwägung, einen externen Berater mit hinzuzuziehen, fallen auch hier weitere externe Ausgaben an. Externe Berater bieten meist Pauschalangebote, in Einzelfällen rechnen sie auf Stundenbasis ab. Nutzen Sie hierzu unsere Datenbank und lassen Sie sich einen akkreditierten und günstigen Berater ermitteln.

Die Zertifizierung ist ein Posten, für den staatliche Förderungen eingeräumt werden. Einige Unternehmen erhalten bis zu 40 % der Aufwendungen erstattet. Es lohnt sich, dieses Thema anzugehen.

Die Revisionen ISO 9001:2015 – ein lebendiger Prozess

Analog zu den Unternehmen unterliegt auch die Normenreihe der ISO 9000 ff. einer stetigen Weiterentwicklung. Aus diesem Grund werden regelmäßig Überarbeitungen durchgeführt. Die letzte fand 2016 statt. Aus der ISO 9001:2008 wurde die aktuell gültige Fassung ISO 9001:2015.

Im Zuge der Änderung wurden die Vorgaben für Unternehmen leichter gestaltet. So wurde die Geschäftsleitung mehr in die Pflicht genommen und Dokumentationspflichten vereinfacht. Die Konzentration gilt mehr praktischen Prozessen, Risikominimierung statt Fehlerbehebung und Wissensmanagement. Sehr praktisch ist der Aufbau in der sogenannten High-Level-Struktur. Durch eine Anpassung aller Normenreihen auf diese Struktur ist Unternehmen mit mehreren Zertifikaten eine einfachere Bearbeitung möglich.

Nach einer Revision bleibt zertifizierten Unternehmen grundsätzlich genügend Zeit, sich auf die neue Norm einzustellen. Die letzte Version ISO 9001:2008 verliert erst im September 2018 ihre Gültigkeit. Zur Umstellung hatten Betriebe und Zertifizierer gute zwei Jahre Zeit.

Es gibt durchaus günstigere Alternativen, welche dann allerdings meist an einzelne Branchen gebunden, nur national gültig und im Allgemeinen eher unbekannt sind. Häufig verläuft die Prüfung dabei auf Basis von Selbstauskünften und Prüfungen nicht akkreditierter Stellen.

Für den Mehrwert im Sinne der Optimierung von Unternehmensabläufen ist eine solche Vorgehensweise sicherlich in Ordnung. Allerdings entfallen die Vorteile des besseren Images, des Mehrwertes am Markt und auch das Alleinstellungsmerkmal ist nicht in dem Maße gegeben, wie bei der schärferen Prüfung nach ISO-Normen. Auch internationale Anerkennung wird ausbleiben – im Zuge der Globalisierung lohnt sich der Aufwand für ein geringwertigeres Zertifikat also kaum.

Auswahl des Zertifizierers

Kriterien für die Auswahl

Auf der Suche nach einem geeigneten Zertifizierer sollten Sie mehrere Punkte berücksichtigen. Wichtig ist, dass die Zertifizierungsstelle selbst anerkannt ist und von der DAkkS für ihre Tätigkeiten autorisiert wurde. Zudem ist es hilfreich, wenn der Zertifizierer bereits ähnliche Unternehmen in der Vergangenheit auditiert hat. Hierbei kann auch ein Berater hilfreiche Informationen liefern und Sie bei der Auswahl unterstützen. Um die Reisekosten im Rahmen des Zertifizierungsaudits so gering wie möglich zu halten, empfehlen wir einen Zertifizierer mit Auditoren aus der näheren Umgebung.

So finden Sie den richtigen Zertifizierer oder Berater für Ihr Unternehmen

Nutzen Sie für die Wahl Ihres persönlichen Zertifizierers oder Beraters gerne unseren kostenlosen Vermittlungsservice. In unserer Datenbank stehen für Sie eine Vielzahl an qualifizierten und geprüften Anbietern zur Verfügung. Diesen unterziehen wir regelmäßig unsere eigenen Qualitätsprüfungen, die wir aus unserer langjährigen Erfahrung selbst definiert haben.

So finden auch Sie einen geeigneten Partner, der auf Ihre Branche und gewünschte Norm spezialisiert ist und Sie auf Ihrem Weg zu einem gelebten Qualitätsmanagement in Ihrem Unternehmen begleitet.

Und so einfach geht’s

Nur wenige Angaben von Ihnen genügen, um einen geeigneten Dienstleister zu finden.

Nach Erhalt Ihrer Daten, werden wir Ihre Anfrage entsprechend Ihrem Bedarf an ein ausgewähltes Beratungs- oder Zertifizierungsunternehmen aus unserer Datenbank weiterleiten.

Innerhalb weniger Tage erhalten Sie dann eine Rückmeldung von einem geeigneten Diensleister, um mit Ihnen ein kostenloses Beratungsgespräch zu vereinbaren. Daraufhin erhalten Sie ein kostenloses und unverbindliches Angebot, welches individuell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist. Für die Vermittlung erheben wir keinerlei Gebühren.